團隊的第三種機能障礙:欠缺投入
在團隊中,投入由兩步組成:闡明問題和達成共識。優秀的隊伍可以在很短的時間里達成明確的共識,大家都同意按照該決定進行工作,即使先前反對這項決定的人也是如此。他們的會議很圓滿,因為他們中間沒有一個人對已經做出的決定持有懷疑態度。
欠缺投入的兩個最重要的原因,就是追求絕對一致以及要求絕對把握。
不要追求絕對一致
優秀的團隊清楚追求絕對一致的代價太大,所以他們能夠互相給予必要的讓步。這樣即使在不可能完全取得一致意見的情況下,也可以達成共識。他們能夠做到這一點,是因為他們知道一個理性的人并不是一定要大家都接受自己的意見,而只是要求別人確實傾聽自己的想法并予以考慮。優秀的團隊確保大家真正聽取每名成員的意見,這樣大家就愿意遵守最后的決定,不論這個決定是不是自己最初提出的。當討論陷入僵局而無法達成一致時,團隊領導就有權做出最終決定。
不要要求絕對把握
優秀的團隊為他們能夠齊心協力地為集體制定出的目標奮斗而感到自豪,盡管有時候他們并沒有一定可以取得成功的把握。這是因為他們理解一條古老的軍隊作戰共識,就是能夠做出決定勝過沒有決定。他們還意識到與其坐以待斃,不如大膽地行動起來,等確定當前的路線是錯誤的時候,再果斷的調整方向。
讓我們把這種做法與那些在這方面存在問題的團隊的做法相比較。那些團隊遲遲不肯做出重要的決策,直到看見足以證明自己正確的數據。這樣看起來可能很謹慎,但是卻導致了團隊內部行動遲緩、缺乏信心的風氣。
重要的是要記住,必要的爭論有助于大家不追求絕對把握而達成共識。在很多情況下,團隊具有足夠的信息,但分別存在于各個成員的意識中,因此需要自由地討論才能這些信息匯集起來。只有每個人都把自己的意見完全公開,大家才能對做出決定具有足夠的信心,承認它是集體智慧的結晶。
不論無法達成一致的情況是不是由追求絕對一致或要求絕對把握造成的,我們需要知道,一支管理隊伍無法達成一致的最不利的結果之一,就是使組織內部長期存在深層次的無法解決的矛盾。比團隊的5種機能障礙都要嚴重的是,這種情況會在下屬中間造成破壞性的混亂。當一支管理隊伍無法全力投入、達成一致時,各個崗位的分工協作就不那么順利了。當一些主管所在部門的員工向沒有明確得到指令的部門傳達工作時,就不可避免地產生矛盾。就像漩渦一樣,上層管理者的一點小小分歧,傳播到下層員工時,就變成了極大的鴻溝。
——欠缺投入的團隊具有以下表現:
◎隊伍中的指令和主要工作任務模糊不清
◎由于不必要的拖延和過多的分析而錯過商機
◎導致大家缺乏自信,懼怕失敗
◎反復討論,無法做出決定
◎團隊成員對已經做出的決定反復提出質疑
——投入的團隊具有以下表現:
◎制定出明確的工作方向和工作重點
◎公平聽取全體成員的意見
◎培養從失誤中學習的能力
◎在競爭對手采取行動之前把握住商機
◎不存猶豫,勇往直前
◎必要時果斷地調整工作方向,不存在猶豫和過多內疚
——克服團隊第三種機能障礙的建議
一個團隊怎樣才能夠取得全力投入呢?我們可以通過實施一系列步驟來闡明觀點,達成共識,克服追求絕對一致和絕對把握的傾向,這樣就能夠使上下齊心、全力投入。以下是一些簡單有效的方法和原則。
統一口徑
這是一個所有團隊都可以在幾分鐘內實施,并且沒有任何經濟投入的極有效的方法。在團隊會議結束的時候,大家可以一起清楚地回顧在會議上做出的主要決定,以及如何向員工和贊助者傳達相關消息。這是由于在大多數情況下,團隊成員對于達成的意見理解不盡相同,在具體實施計劃之前無法統一展望工作目標的結果。此外,他們還應該了解哪些舉措屬于公司機密,哪些則應該盡快明確地傳達給員工。最后,團隊領導還可以分給員工一份會議總結,而員工們以前則只能從參加會議的經理那里聽到一些不一致的,甚至是前后矛盾的消息。
制定最終期限
雖然看上去很簡單,但確保投入的最佳方式之一就是確定解決問題的最終期限,在這個期限之前必須做出決定,同時通過紀律和規定嚴格地遵守。形成這種機能障礙的最大原因之一就是大家做出的決定模棱兩可。要克服這種傾向,時間限制必須明確規定。此外,除了明確最終時間,還需要針對問題的進展和各個步驟規定具體時間,因為這樣做可以使團隊在解決一個問題所花時間或精力過多時相互提醒。
意外和不利情況的分析
面臨這種機能障礙的團隊可以簡單地討論應對意外情況的計劃,或者事先設想可能發生的最不利結果,再根據這些做出決策。這樣可以幫助他們克服對于失敗的恐懼,讓他們知道如果做出錯誤決定的話,可能發生的情況并不像他們想的那樣糟糕。
低風險激進法
另一個克服團隊不能投入的方法,就是在風險較小的情況下采用激進的方式,即在團隊討論之后,強迫自己在調查和分析不足的情況下做出決定。這樣的話,他們通常發現自己所做的決定比預料的要好。此外他們還將意識到,這樣做出的決定和經過長時間的調研之后得出的結論并沒有太大區別。但這并不表示研究和分析不必要或者不重要,而是指在這方面存在問題的團隊可以用這種方法來緩解,加快做出決策的速度。
——團隊領導的任務
團隊領導應該比其他成員更能夠接受可能做出錯誤決定的事實。他還應該時刻敦促成員們關注實際情況,遵守團隊制訂的時間計劃。團隊領導不應該把過多注意力放在追求絕對一致以及尋求絕對把握上。
——同團隊第四種機能障礙的關聯
這些是怎樣同下一種機能障礙,也就是逃避責任相關聯的呢?要使團隊成員擔負責任,他們必須首先知道怎樣做才是正確的。如果問題本身模糊不清,那么即使是最熱心負責的員工,也很難去插手別人的工作。